روابط عمومی، ابزار موفقیت سازمان‌ها

نقش روابط عمومی در مدیریت بحران نیز اهمیت ویژه‌ای دارد. در شرایطی که یک سازمان با بحران‌های داخلی یا خارجی مواجه می‌شود، روابط عمومی مسئول کنترل اطلاعات، مدیریت واکنش‌ها و ارائه راهبردهایی برای کاهش تأثیرات منفی بحران است. این امر از طریق اطلاع‌رسانی شفاف، پاسخگویی سریع به نگرانی‌های عمومی و نمایش تعهد به حل مشکلات انجام می‌شود. بسیاری از سازمان‌ها با تدوین برنامه‌های مدیریت بحران و طراحی استراتژی‌های ارتباطی، تلاش می‌کنند تا در شرایط حساس، اعتماد مخاطبان را حفظ کرده و از آسیب‌های جدی به اعتبار خود جلوگیری کنند.

علاوه بر حوزه‌های ذکر شده، اطلاع‌رسانی در روابط عمومی جنبه آموزشی نیز دارد. سازمان‌ها می‌توانند با ارائه اطلاعات آموزشی و آگاهی‌بخش، نقش مهمی در بهبود دانش عمومی و تغییر نگرش‌ها داشته باشند. این امر می‌تواند در زمینه‌های مختلفی از جمله مسائل اجتماعی، فرهنگی، اقتصادی و زیست‌محیطی مؤثر باشد. به‌عنوان مثال، یک سازمان می‌تواند از طریق کمپین‌های اطلاع‌رسانی عمومی، جامعه را نسبت به مسائل زیست‌محیطی آگاه کند و مردم را به اتخاذ رفتارهای مسئولانه ترغیب نماید.

روابط عمومی در ارتقای شفافیت نقش کلیدی دارد

علیرضا شعبانی، مدیر ارتباطات و امور بین‌الملل شهرداری اراک گفت: روابط عمومی در ساختار هر سازمانی به‌عنوان یک رکن اساسی شناخته می‌شود که هدف آن ایجاد ارتباط مؤثر میان نهادها و مردم است. در شهرداری‌ها، این نقش از اهمیت بیشتری برخوردار است؛ چرا که هم بازوی اطلاع‌رسانی به شهروندان محسوب می‌شود و هم زبان گویای مردم در مواجهه با مدیریت شهری به شمار می‌آید. روابط عمومی در شهرداری و دستگاه‌های دولتی به‌عنوان پل ارتباطی میان مردم و مدیریت، نقشی اساسی در ایجاد شفافیت، اعتماد عمومی و پیگیری مطالبات شهروندان ایفا می‌کند.

وی افزود: امروزه سرعت بالای انتشار اخبار و اطلاعات باعث شده روابط عمومی‌ها وظایف پیچیده‌تری نسبت به گذشته داشته باشند. آن‌ها باید با دقت، سرعت و هوشمندی پیام‌های سازمان را منتقل کنند و در عین حال، بازتاب دقیق بازخوردهای مردمی را به مدیران شهری و دولتی ارائه دهند. بی‌توجهی به این وظایف، فاصله میان مردم و حاکمیت را بیشتر می‌کند.

مدیر ارتباطات و امور بین‌الملل شهرداری اراک بیان کرد: یکی از مهم‌ترین نقش‌های روابط عمومی، ایجاد اعتماد و شفاف‌سازی عملکرد سازمان برای شهروندان است. اطلاع‌رسانی درست درباره پروژه‌ها، بودجه‌ها و فعالیت‌های شهرداری یا اداره مربوطه، نقش کلیدی در قضاوت عمومی ایفا می‌کند. اگر مردم احساس کنند با آن‌ها صادقانه رفتار می‌شود، اعتماد و مشارکت اجتماعی نیز افزایش خواهد یافت.

روابط عمومی یک عنصر پویا و تحلیلی در سازمان است

شعبانی عنوان کرد: روابط عمومی فعال فقط انتقال‌دهنده اخبار نیست، بلکه یک عنصر پویا و تحلیلی در سازمان است. این واحد باید توانایی تحلیل افکار عمومی را داشته باشد و از طریق ابزارهای متنوع ارتباطی، تصویر واقعی و قابل اتکایی از عملکرد سازمان در ذهن جامعه ایجاد کند. ارتباط مستمر و هدفمند با رسانه‌ها نیز بخشی جدایی‌ناپذیر از این مسئولیت است.

وی اظهار کرد: در دستگاه‌های دولتی، روابط عمومی‌ها موتور محرک ارتباطی میان مردم و دولت هستند. آن‌ها با دریافت بازخوردها، انتقال انتقادات و شناسایی دغدغه‌ها، نقش مهمی در اصلاح تصمیمات و سیاست‌گذاری‌ها ایفا می‌کنند. همچنین، با گزارش عملکرد شفاف و دقیق به جامعه، بستر مناسبی برای افزایش مشارکت عمومی و کاهش بی‌اعتمادی فراهم می‌کنند.

مدیر ارتباطات و امور بین‌الملل شهرداری اراک تصریح کرد: روابط عمومی شهرداری‌ها وظیفه دارند صدای شهروندان را شنیده و آن را به شکل منظم و دقیق به بخش‌های اجرایی منتقل کنند. بسیاری از مطالبات مردم از طریق تماس‌های مردمی، شبکه‌های اجتماعی و رسانه‌ها بیان می‌شود. پیگیری، پاسخ‌دهی و بازخورد به این مطالبات باید در اولویت روابط عمومی قرار گیرد تا چرخه پاسخگویی کامل شود.

شعبانی گفت: وقتی روابط عمومی‌ها بتوانند میان خواسته‌های مردم و عملکرد سازمان تعادل برقرار کنند، شهروندان احساس شنیده شدن و احترام خواهند کرد. این فرآیند موجب افزایش سرمایه اجتماعی و تعلق خاطر نسبت به شهر و نهادهای مدیریتی می‌شود. نادیده گرفتن این وظیفه، منجر به انزوای سازمان از جامعه و کاهش مشروعیت آن خواهد شد.

وی افزود: در بسیاری از ادارات، روابط عمومی تنها به کارکردهای تشریفاتی محدود شده است، در حالی که باید جایگاه راهبردی داشته باشد. این واحد باید در کنار مدیران ارشد و در فرآیندهای تصمیم‌سازی حضور داشته باشد. شناخت محیط اجتماعی، تحلیل فضای رسانه‌ای و درک صحیح از نیازهای ارتباطی، از وظایف کلیدی روابط عمومی موفق است.

مدیر ارتباطات و امور بین‌الملل شهرداری اراک بیان کرد: با وجود اهمیت بالا، روابط عمومی‌ها با چالش‌هایی روبه‌رو هستند. یکی از مهم‌ترین دغدغه‌ها، نبود جایگاه واقعی در ساختار سازمانی است. معمولاً به‌عنوان واحدی اجرایی یا حاشیه‌ای دیده می‌شوند، در حالی که اگر به درستی تقویت شوند، می‌توانند نقش مهمی در افزایش اثربخشی و پاسخگویی سازمان ایفا کنند.

کمبود نیروی انسانی متخصص در روابط عمومی‌ها

شعبانی اظهار کرد: کمبود نیروی انسانی متخصص، نبود امکانات به‌روز و ضعف در حمایت مدیریتی از دیگر مشکلات روابط عمومی‌هاست. برای اثرگذاری واقعی، این واحدها نیازمند آموزش مستمر، دسترسی به فناوری‌های نوین و بودجه مناسب هستند. در غیر این صورت، نمی‌توانند با سرعت تحولات رسانه‌ای و انتظارات فزاینده مردم هماهنگ شوند.

وی عنوان کرد: روابط عمومی‌ها باید آماده مدیریت افکار عمومی در بحران‌ها باشند. در شرایطی که اطلاعات نادرست و شایعات در فضای مجازی به سرعت گسترش می‌یابند، عملکرد حرفه‌ای و سریع روابط عمومی می‌تواند از آسیب‌های جدی به وجهه سازمان جلوگیری کند. تأخیر یا سکوت در چنین شرایطی، به از دست رفتن اعتماد عمومی منجر خواهد شد.

مدیر ارتباطات و امور بین‌الملل شهرداری اراک در پایان گفت: روابط عمومی در شهرداری و دستگاه‌های دولتی نباید به عنوان واحدی صرفاً اجرایی دیده شود. تقویت جایگاه راهبردی، به‌کارگیری افراد متخصص و فراهم کردن زیرساخت‌های لازم می‌تواند این نهاد را به عنصری مؤثر در تقویت شفافیت، پاسخگویی و تعامل واقعی میان مردم و دولت تبدیل کند. این مسیر، نیازمند عزم مدیریتی و برنامه‌ریزی دقیق است.

روابط عمومی باعث اعتمادسازی و تعامل سازنده است

علی رضایی، مدیر روابط عمومی شرکت توزیع نیروی برق استان مرکزی به اهمیت و جایگاه ویژه روابط عمومی در سازمان‌ها و به‌ویژه در صنعت برق اشاره کرد و گفت: روابط عمومی با اطلاع‌رسانی دقیق، شفاف‌سازی و ایجاد اعتماد عمومی، ارتباط مؤثری بین سازمان‌ها و مردم برقرار می‌کند. در صنعت برق، روابط عمومی می‌تواند در ارتقای شفافیت و اطلاع‌رسانی صحیح، نقشی کلیدی ایفا کرده و باعث افزایش رضایت مردم شود. نقش روابط عمومی در اطلاع‌رسانی، شفاف‌سازی و پیگیری مطالبات مردم بسیار مهم است و این بخش پل ارتباطی مؤثری است.

وی در ادامه افزود: یک سازمان پویا نیازمند ارتباط مؤثر با ذی‌نفعان مختلف است. روابط عمومی با مدیریت ارتباطات داخلی و خارجی، ایجاد فضای گفتگو و انتقال صحیح اطلاعات، می‌تواند به پویایی و بهبود عملکرد سازمان کمک کند. این امر در صنعت برق بسیار حائز اهمیت است.

مدیر روابط‌ عمومی توزیع برق استان مرکزی عنوان کرد: روابط عمومی در شرایط بحران یا زمانی که نیاز به اطلاع‌رسانی سریع و دقیق است، به‌عنوان یک رابط حیاتی عمل می‌کند. در صنعت برق که خدمات به مردم باید به‌طور مداوم و دقیق انجام شود، این واحد نقش مهمی در تأمین ارتباطات مؤثر ایفا می‌کند و به شفافیت کمک می‌کند.

یکی از وظایف اصلی روابط عمومی پیگیری مطالبات مردم است

رضایی عنوان کرد: یکی از وظایف اصلی روابط عمومی، پیگیری مطالبات مردم است. در شرکت توزیع نیروی برق استان مرکزی از طریق سامانه‌های ارتباطی و جلسات حضوری نظرات و مشکلات مشترکین را دریافت کرده و آن‌ها را به واحدهای مربوطه منتقل می‌کنیم.

وی اظهار کرد: پیگیری مطالبات مردم باعث می‌شود تا مشکلات و دغدغه‌های مشترکین به‌طور سریع و مؤثر پیگیری شده و راه‌حل‌های مناسب برای آن‌ها ارائه شود. این روند، نه‌ تنها رضایت مردم را افزایش می‌دهد، بلکه به بهبود عملکرد کلی سازمان نیز کمک می‌کند و هم‌افزایی ایجاد می‌کند.

مدیر روابط عمومی شرکت توزیع نیروی برق استان مرکزی گفت: روابط عمومی نه‌ تنها به‌عنوان یک واحد اطلاع‌رسانی، بلکه به‌عنوان یک واحد استراتژیک در ادارات و سازمان‌ها معرفی می‌شود. روابط عمومی در مدیریت بحران، تبلیغات، برگزاری رویدادها و تعامل با رسانه‌ها نیز نقش بسیار مهمی ایفا می‌کند.

رضایی تصریح کرد: روابط عمومی نقش کلیدی در مدیریت بحران‌ها ایفا می‌کند. در شرایط اضطراری و نیاز به اطلاع‌رسانی فوری، این واحد با مهارت‌های ارتباطی خود می‌تواند به‌طور مؤثر بحران‌ها را مدیریت کرده و از تأثیرات منفی آن‌ها جلوگیری کند. این امر به اعتمادسازی کمک می‌کند.

حفظ اعتماد عمومی یکی از دغدغه‌های اصلی روابط عمومی‌ها است

وی درباره چالش‌های روابط عمومی‌ها در این حوزه عنوان کرد: یکی از دغدغه‌های اصلی روابط عمومی‌ها، حفظ اعتماد عمومی است. مدیریت صحیح اطلاعات، پاسخگویی به انتقادات و ایجاد تعامل سازنده با رسانه‌ها از جمله چالش‌هایی است که روابط عمومی‌ها با آن روبرو هستند.

مدیر روابط‌عمومی توزیع برق استان مرکزی گفت: در شرکت توزیع نیروی برق استان مرکزی تلاش می‌شود با شفافیت و ارتباط مؤثر، این چالش‌ها به‌خوبی مدیریت شوند. روابط عمومی باید همواره به‌عنوان یک واحد پیشرو و نوآور عمل کند تا بتواند در ایجاد ارتباطات مؤثر نقش آفرینی کند.

رضایی در پایان بیان کرد: روابط عمومی به‌ویژه در صنعت برق، نه‌ تنها در اطلاع‌رسانی و تبلیغات، بلکه در مدیریت بحران و پیگیری مشکلات مردم نقشی حیاتی و استراتژیک دارد که باید همواره به آن توجه ویژه‌ای شود. این امر برای ارتقای عملکرد سازمان ضروری است.

به گزارش دیار آفتاب، با در نظر گرفتن تأثیرات گسترده روابط عمومی و اطلاع‌رسانی، می‌توان آن را به‌عنوان یکی از ارکان اصلی مدیریت ارتباطات و تعاملات سازمانی معرفی کرد که نه‌تنها باعث ارتقای اعتبار یک سازمان می‌شود، بلکه زمینه‌ساز رشد پایدار و تعاملات موفق با جامعه است.

موفقیت روابط عمومی و اطلاع‌رسانی وابسته به تدوین یک استراتژی منسجم و هوشمندانه است که اهداف، ابزارها و روش‌های مورد نیاز را مشخص کند. یک استراتژی مؤثر باید شامل تجزیه‌ و تحلیل دقیق مخاطبان، انتخاب مناسب کانال‌های ارتباطی، تولید محتوای باکیفیت و استفاده از فناوری‌های نوین برای گسترش پیام‌ها باشد.

انتهای خبر/